Таблиця Excel – просте рішення для складної задачі

Всі, хто працюють в Excel знають, що його можливості неможливо вичерпати. Excel створений для ефективної і найбільш оптимальної роботи. Одна із таких функцій Excel являється таблиця Excel. Таблиця Excel інколи знаходить для складного завдання найпростіше рішення. Можливості таблиці Excel перетворить масив даних на зручну та ефективну таблицю завдяки ряду вбудованих функцій і властивостей.

Отже, розберемося що корисного містить така таблиця:

1.       Хороше візуальне сприйняття інформації, завдяки великій кількості візуальних ефектів таблиці Excel.

2.       Вид таблиці та її дизайн можна змінити відповідно до ваших побажань. Межі клітинок і їх розміри можна також легко відредагувати.

3.       Ще одна корисна функція – це можливість фарбувати фон осередків. Така можливість забезпечує найбільш ефективний спосіб передачі інформації.

4.       Полегшений аналіз даних таблиці. Легке керування даними

5.       Легке сортування таблиці за вибраним параметром.

6.       Вбудований фільтр для даних таблиці.

7.       Автоматичний підсумок з набором різних функцій для вибору.

Така таблиця інколи дуже корисна і ефективна, але звичайно ж не завжди. Існують ряд випадків, коли краще відмовитись від такої функції.

Всі, хто працював з електронними таблицями точно бачив такі таблиці, але напевно не догадувався про її спосіб створення та можливості. Далі на практиці подивимся найбільш використовуваний спосіб створення таблиці Excel, та основні моменти роботи з такою функцією.

Створення таблиці Excel з потрібним стилем:

Найперше поставимо перед собою задачу: визначимо середньомісячну ціну продуктів та їх дельту (зміну).

Відповідно до умови нам потрібно визначитись з видом та розміром таблиці. Припустимо, що таблиця з початковими даними виглядатиме наступним чином:

Для створення таблиці:

• Виділяємо побудовану раніше таблицю. У вкладці «Вставить» вибираємо функцію «Таблица».
• Виділяємо побудовану раніше таблицю. На вкладці «Главная» в меню «Стилі» вибираємо функцію: «Форматировать, как таблицу». Відкриваємо випадаюче меню і вибираємо дизайн таблиці, який вважаємо за доцільний:

Далі з’являють вікно для підтведження. Ставимо галочку на меню «Таблица с заголовками», так як наша таблиця уже має заголовки кожного стовпця. І в результаті ми отримуємо таблицю Excel, в подальшому яку будемо редагувати та вдосконалювати.

Варто відмітити, що така таблиця стала візуально чіткішою, завдяки почергового затінення.

Забезпечення цілісності даних

Наприклад, для необхідності, можна дозволяти вводити в певний стовпець дані тільки певного формату: текс, число, дата і т.п.

Редагування таблиці: рядок заголовка, строкаті рядки

Варто відмітити, що у будь-який час можна добавити ще нові рядки. Для цього потрібно просто почати вводити текст внизу таблиці без рядочка підсумка і таблиця автоматично продовжиться ще на один рядок донизу.

Або ж за допомогою «маркера змінення розміру» таблиці можна автоматично добавити кілька пустих рядків:

За допомогою контекстного меню у вкладці «Конструктор» ми можемо змінювати параметри таблиці:

В першому меню конструктора таблиці можна присвоїти назву створеній таблиці. По замовчуванню вона зараз називається «Таблица5». Назва таблиці дуже корисна, коли при створенні великого інтегрованого звіту таких таблиць є дуже багато.

«Параметры стилей таблиц»: «строка заголовка», «строка итогов», «чередующиеся строки», «первый столбец», «последний столбец», «чередующиеся столбцы»: за допомогою цих функцій можна добавити або забрати рядок із заголовком або підсумком, можна візуально відмітити перший або останній стовбець, замалювати чергуючим кольором стовпці або ж рядки.

Обчислювальний стовпець

Для початку давайте заповнимо порожні стовпці:

•      «Середньомісячна ціна», що являється середнім арифметичним «Ціна(лютий)» та «Ціна (березень)»: =СРЗНАЧ(Таблица5[@[Ціна (лютий)]:[Ціна (березень)]])

• «Дельта ціни» - різниця відповідних даних: =[@[Ціна (березень)]]-[@[Ціна (лютий)]]

Великою перевагою такої таблиці є те, що прописуючи формулу в першому рядку Excel миттєво створює обчислювальний стовпець, і формула автоматично продовжується на всі решту рядків у цьому стовпці.

Структуровані посилання

З формул видно, що в такій таблиці клітинкам автоматично присвоюються структуровані посилання – поєднання імен таблиць і стовпців, що дуже зручно для написання формул. Така функція просто безцінна у таблицях з великим розміром. Про структуровані посилання ми будемо говорити пізніше.

Рядок підсумків

Для заповнення рядка підсумку «Итог» не потрібно навіть прописувати формули, потрібно лише вибрати функцію із випадаючого меню, як на рисунку. Крім того, дуже зручно, що вибір функції активний для кожного стовпця окремо, що теж дуже зручно. Для нашої задачі доцільно буде порахувати середню ціну.

Фільтрація даних в рядку заголовка

Ще однією дуже корисною для великих таблиць функцією є фільтрація, яку ми можемо установити або забрати а допомогою меню «Кнопка фильтра». Наприклад в нашій таблиці ми можемо відфільтрувати тільки фрукти, або овочі, або гриби:

Для видалення фільтра потрібно натиснути «Удалить фильтр из столбца «Вид товару», у
спливаючому вікні, що на рисунку.

Хоча, крім такого звичайного використання фільтру, дуже корисною фільтрацією являється саме фільтрація числових даних, а не текстових. Наприклад: нам потрібно відфільтрувати тільки ті продукти, ціна яких знизилась у березні, тобто «Дельта ціни» більша 0:

А для групування текстових значень групувого значення, таких як у нас «овочі», «фрукти», «гриби» можна використати функцію «Вставить срез»:

У вікні, що з’являється вибираємо поле для фільтрації. У нас це буде «Вид товару». Так ми зможемо з легкістю проаналізувати кожну групу товару, що інколи просто необхідно. Такий зріз буде виглядати наступним чином:

Вид та дизайн такої таблиці можна змінити у будь-який момент в меню «Конструктор» - «Стили таблиц»:

Якщо на якомусь етапі створення таблиці Вам не підходить така функції і ви бажаєте вернутись до звичайного діапазону Excel, то це можна зробити у контекстному меню «Конструктор» - «Переобразить в диапазон» в розділі «Инструменты».

Для сортування даних в таблиці Excel достатньо просто вибрати параметр за яким ми хочемо відсортувати дані в таблиці у необхідному нам стовпці і за необхідним значенням. Так як на рисунку сортування вибирається для текстового стовпця, то Excel пропонує відсортувати за алфавітом або коліром. Для цифрофих даних було б – за зростанням, спаданням або коліром.

Отже, ми переконалися, що таблиця Excel – проста у використанні та зручна функція, яка полегшує створення звітів. Завдяки такій таблиці ми можемо керувати даними з допомогою.

Файл з прикладом таблиці ви можете подивитись тут.

Я рекомендую під час прочитання статті паралельно відтворювати всі практичні моменти самостійно, це покращить розуміння таблиць.